Document Management Systeem wordt ook wel afgekort tot DMS. Dit is een systeem dat dient als centrale bron van digitale informatie. Het automatiseren biedt veel mogelijkheden omdat het enorm veel tijd bespaart. De hoeveelheid informatie binnen bedrijven stapelt zich op, elke dag weer. Met een goed Document Management Systeem bewaar je al deze informatie overzichtelijk en kun je het te allen tijde makkelijk terugvinden.
Hoe werkt een DMS precies?
Een goed DMS is zo ingesteld dat je alles eenvoudig kunt terugvinden door bijvoorbeeld op een naam of personeelsnummer te zoeken. Daarnaast kun je in het DMS op dezelfde momenten in een bepaald document werken. Dit is een goed voorbeeld van versiebeheer: er is altijd één up-to-date versie waar iedereen bij kan. Er zijn veel verschillende soorten DMS, kies er dus eentje die past bij je bedrijf.
De voordelen
Er zijn veel voordelen verbonden aan een document managementsysteem. Zo is het makkelijk om al je digitale documenten te ordenen, dit gaat vaak zelfs automatisch. Daarnaast wordt het ook makkelijker om documenten te vinden voor iedereen. Misschien is jouw structuur heel logisch ingedeeld voor jou, maar is het voor een ander niet zo logisch. Ook dan is een DMS een goede oplossing. Je kunt ook op verschillende niveaus toegang verlenen, zodat iedereen kan zien wat hij hoort te zien. Ook is een digitaal systeem veel duurzamer dan bijvoorbeeld papieren mappen, het neemt ook minder tijd in beslag en is op den duur vaak goedkoper!
Tips
Zit je erover na te denken om een DMS aan te schaffen? Je kunt eerst even wat onderzoek doen op het internet om te bepalen welk systeem het beste bij jou of je bedrijf past, er zijn er namelijk nogal wat beschikbaar. Bijna alle systemen bieden de mogelijkheid om samen te werken, handig voor bijvoorbeeld een project dat je met anderen uitvoert. Als je kiest voor een nieuw systeem, is het handig om je collega’s informatie en een demo te geven over hoe dit precies werkt. Het kan namelijk even wennen zijn.
Conclusie
DMS is super handig, duurzaam en biedt veel mogelijkheden op het gebied van informatie verwerken en ordenen. Je kunt zelfs toegang verlenen op verschillende niveaus en naar gegevens die na een bepaalde tijd verwijderd moeten worden hoef je niet meer om te kijken. Eigenlijk is het onmisbaar voor elk bedrijf, doe in ieder geval goed onderzoek naar een DMS dat bij jouw organisatie past.